Montpellier, comme de nombreuses autres villes, a mis en place le Guichet Unique, une innovation qui a pour but de simplifier les démarches administratives. Il permet aux entreprises de regrouper l’ensemble de leurs démarches en un seul lieu, en ligne. Le Guichet Unique est un outil incontournable pour les entreprises souhaitant faciliter leur gestion administratives et gagner du temps et de l’argent. Dans cet article, nous allons découvrir les avantages du Guichet Unique pour les entreprises, les services proposés, comment l’utiliser efficacement et comment gérer les éventuels dysfonctionnements techniques temporaires.

Qu’est-ce que le Guichet Unique ?

Le Guichet Unique est un service en ligne qui permet aux entreprises de regrouper l’ensemble de leurs démarches administratives en un seul lieu. Il a été créé dans le but de simplifier les formalités administratives pour les entreprises, en leur offrant un accès centralisé à toutes les démarches nécessaires à leur activité, comme la création d’une entreprise, les déclarations fiscales, les demandes de subventions, etc.

Comment fonctionne le Guichet Unique ?

Le Guichet Unique est un outil qui offre de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, il permet de regrouper l’ensemble des démarches administratives en un seul lieu, en ligne, ce qui simplifie la gestion des formalités administratives pour les entreprises. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent en évitant les déplacements physiques et en centralisant toutes les informations nécessaires à leur activité.

En utilisant le Guichet Unique, les entreprises peuvent également éviter les erreurs et les retards dans les démarches administratives en ayant accès à des informations et des conseils en ligne. Les entreprises peuvent également suivre l’avancement de leurs démarches administratives en temps réel, grâce aux notifications par courrier électronique ou par SMS.

Le Guichet Unique est également un outil efficace pour les entreprises souhaitant s’informer sur les différentes réglementations et les différents services proposés par les autorités locales. Il est donc un outil incontournable pour les entreprises souhaitant simplifier leur gestion administratives et améliorer leur efficacité. En utilisant le Guichet Unique, les entreprises peuvent se concentrer sur leur activité principale en réduisant les contraintes administratives.

Pourquoi le Guichet Unique a-il-été mis en place ?

C’était l’une des dispositions de la loi Pacte de 2019 : la création d’un guichet unique, en ligne, pour toutes les formalités des entreprises (inscription-création, modifications, cessation). Auparavant, six acteurs différents pouvaient intervenir : les trois chambres consulaires (commerce et industrie, métiers et artisanat, agriculture) ; les greffes des tribunaux de commerce, l’Urssaf et les services fiscaux. Et il existait différentes entrées sur la toile.

5 réseaux de CFE ont été créés par le décret n°81-257 du 18 mars 1981 :

• Les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) ;
• Les Chambres des métiers ;
• Les greffes des tribunaux de commerce ;
• Les Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) ;
• Les centres des impôts.

2 autres CFE ont été mis en place par la suite :

• La Chambre nationale de la batellerie artisanale (CNBA) (décret du 8 juin 1990) ;
• Les Chambres d’agriculture (décret du 19 juillet 1996, complété par celui du 27 avril 1998).

Les missions des 6 centres de formalités des entreprises :

La loi n° 94-126 du 11 février 1994 a posé le cadre d’action des CFE : “l’obligation pour une entreprise de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d’une administration, personne ou organisme visés à l’article 1er est légalement satisfaite par le dépôt d’un seul dossier comportant les diverses déclarations que ladite entreprise est tenue de remettre aux administrations, personnes ou organismes visés à l’article 1er.

Ce dossier unique est déposé auprès d’un organisme désigné à cet effet, dans des conditions définies par décret en Conseil d’Etat, et vaut déclaration près du destinataire dès lors qu’il est régulier et complet à l’égard de celui-ci.”

Leurs missions étaient délimitées par les articles R. 123-1 et suivants du Code de commerce :

• Mettre à disposition des déclarations une documentation sur les obligations des centres et les éléments que doit contenir le dossier de déclaration ;
• Recevoir les formulaires accompagnés des pièces justificatives ;
• Délivrer un récépissé ;
• Assurer un contrôle de complétude du dossier ;
• Informer le déclaration sur le dossier est incomplet ;
• Transmettre le dossier aux organismes destinataires des formalités.

Ce système générait des frais de fonctionnement, des difficultés d’organisation et de gestion pour l’État, mais aussi un frein potentiel pour les entrepreneurs.

Le gouvernement a souhaité poursuivre un objectif de simplification de la création et du développement des entreprises en substituant aux CFE un guichet unique de formalité des entreprises.

Depuis le 1er janvier, toutes les entreprises doivent procéder via formalites.entreprises.gouv.fr, un site géré, pour le compte de l’État, par l’Institut national de la propriété intellectuelle (INPI), jusque-là spécialisé dans la protection des marques et des innovations et guère habitué aux flux massifs de demandes

Un piratage après seulement 48 heures

Depuis l’annonce de son caractère obligatoire, le lancement du guichet unique pour les auto-entrepreneurs et les entreprises suscitait quelques inquiétudes. Elles n’auront pas attendu pour se confirmer : dès le 3 janvier, le portail e-Procédures a été victime d’une « attaque informatique majeure » comme l’a rapporté une source du Ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique aux journalistes du Parisien. Selon cette même source, un virus serait à l’origine du piratage : il aurait lancé 120 000 requêtes par seconde, paralysant tout le système.

Bien que le problème ait finalement été réglé le samedi 7 janvier, le guichet unique des entreprises a été inopérant pendant plus de 2 jours, empêchant notamment les demandes de modifications de domiciliation, ainsi que les déclarations de cessations.

Pour ne rien arranger à la situation, la hotline téléphonique a été complètement saturée pendant ces quelques jours, laissant les entrepreneurs et les entreprises dans le flou. Une situation d’autant plus problématique que le chatbot, censé soulager les agents de l’INPI, n’a pas été conçu pour accompagner les utilisateurs en cas de dysfonctionnement technique de la plateforme.

Une plateforme déjà jugée trop complexe

Au-delà du piratage du guichet unique des formalités d’entreprise, les professionnels dénoncent d’ores et déjà la complexité d’utilisation de la plateforme. Pour les sociétés, c’est tout particulièrement le dépôt des comptes annuels qui s’avère nébuleux. Cette démarche nécessite de répondre désormais à 18 questions, contre seulement 3 par le passé sur les autres plateformes.

Bien que cela parte d’une bonne intention, la centralisation de l’ensemble des démarches d’entreprise pose un problème évident : un niveau d’informations très important est désormais demandé afin d’identifier la bonne procédure. Des difficultés que l’on retrouve d’ailleurs pour la plupart des formalités (déclaration de modification, dépôt de marque, etc.).

Quel avenir pour le guichet unique ?

Etienne Floret, conseiller innovation, numérique et PME de Bruno Le Maire distingue toutefois deux cas de figure : “Pour les créations d’entreprises, cela fonctionne parfaitement avec 20 000 nouvelles immatriculations la semaine dernière. Pour les modifications de sociétés, on a préféré continuer les tests et on vise un service pleinement opérationnel d’ici fin mars. Entre temps, on a réactivé le site prédécesseur du guichet unique qui envoie les demandes aux différents centres de formalités.”

Au Conseil national des barreaux, on plaide pour le maintien du système transitoire en vigueur avant le 1er janvier, le temps que l’outil soit totalement fonctionnel. “On ne s’insurge pas contre l’idée du guichet unique, mais contre le fait qu’il ne fonctionne pas ! Pourquoi s’évertuer à foncer tête baissée ?”, insiste Marion Couffignal, avocate et présidente de la Commission droit et entreprise au sein de l’organisation. Impossible répond Etienne Floret : “On ne peut pas revenir sur une loi déjà votée à l’Assemblée Nationale.”

Les professionnels vont ainsi devoir s’armer de patience. Surtout que le service téléphonique de l’INPI s’avère extrêmement difficile d’accès à en croire l’ensemble des personnes interrogées, malgré l’embauche de 70 personnes supplémentaires afin de recevoir 100 000 appels par semaine.

15 jours après l’entrée en vigueur du Guichet Unique, quel est le premier bilan ?

D’après les retours de nombreux professionnels, les débuts sont difficiles et la plateforme doit faire face à de nombreux problèmes techniques, y compris des attaques. Selon le ministère de l’Économie et des Finances, ce problème est résolu depuis le 7 janvier 2023.

Concernant les formalités de création, la plateforme est opérationnelle mais des corrections et des améliorations sont apportées en continu.

S’agissant des formalités de modification et de cessation d’activité, la plateforme n’est pas encore complètement opérationnelle, des développements sont actuellement en cours pour la réalisation de certaines formalités.

En parallèle, une procédure de secours a été mise en place par un arrêté du 28 décembre 2022 (publié au Journal officiel du 29 décembre 2022), afin de permettre aux déclarants de continuer à réaliser ces formalités sur la plateforme guichet entreprises, pendant les prochains mois.

Cette procédure de secours peut être déclenchée lorsque les critères cumulatifs suivants sont remplis :

• les dépôts des dossiers ne peuvent être réalisés en raison soit d’une indisponibilité générale du service informatique du guichet unique, soit d’un blocage d’un type de formalité particulier ayant un caractère répétitif et empêchant toute déclaration conforme ;
• il n’est pas possible de déterminer une solution alternative, permettant le dépôt du dossier par l’intermédiaire du guichet unique ;
• l’impossibilité de déposer n’est pas de nature à pouvoir être résolue par le guichet unique dans un délai de 15 jours à compter de la réception du signalement.

Pour information, le Conseil national de l’Ordre des experts-comptables invite aussi les membres de la profession à indiquer leurs questions, leurs retours d’expérience et leurs propositions d’amélioration via un formulaire.

Enfin, concernant le registre national des entreprises (RNE), les modalités de signature électronique des déclarations ont été précisées par un décret du 23 décembre 2022 (décret n°2022-1620 du 23 décembre 2022).

Au-delà de ces difficultés techniques, l’entrée en vigueur du guichet unique soulève aussi de nombreuses questions de fond de la part des professionnels du Chiffre. Mais soulever des questions, n’est-ce pas le lot de toutes les innovations ?